Telefonda Etkili İletişim İçin Yapman Gerekenler
Gün içinde görüşmelerimizi telefondan yapmak işimizi oldukça kolaylaştırıyor. Bu görüşmeler sırasında iletişim kopukluklarına ve yanlış anlaşılmalara neden olmamak için yapman gerekenler neler?
Günümüzde, yoğun tempolarımızdan dolayı görüşmelerimizin çoğunu telefon aracılığıyla yapmak zorunda kalabiliyoruz. Bu işimizi oldukça kolaylaştırsa da bazı iletişim kopukluklarına ve yanlış anlaşılmalara neden olabiliyor. Peki bunu yaşamamak için ne yapmalıyım? diyorsan işte sana "Telefonda Etkili İletişim İçin Yapman Gerekenler"
1. Aramanı Doğru Zamanla
İşle ilgili aramalarını mesai saatleri içinde yapmalı, iş dışı aramalarında da karşındaki kişinin uygun olacağı saatleri seçmeye çalışmalısın. Sen de başka biri ya da bir iş tarafından bölünme ihtimalinin olmadığı bir zamanda aramaya dikkat etmelisin.
Aradığında önce ismini ve ilgiliyse çalıştığın/eğitim gördüğün kurumu söyleyerek kendini kısaca tanıtmalı ve karşı tarafa müsait olup olmadığını sormalı, müsait değilse uygun bir zaman kararlaştırmalısınız. Eğer karşı tarafın uygun olduğu bir zamanı seçersek, bizim söylediklerimizi daha dikkatli dinleme şansı olacaktır.2. Konuşmak İstediklerini Planla
Telefonla konuşma sırasında bir konu üstünde fazlaca durabilir ve diğer söyleyeceklerini unutabilirsin. Önceden konuşacağın konuları ana hatlarıyla belirleyip not almak bunu önleyecektir. Ayrıca konuşmada senin için önemli olan şeylerin yanı sıra karşı taraf için de önemli olan noktaları göz önünde bulundurmalısın.
3. Arama Yapacağın Yeri Belirle
Aramalarını gürültülü ortamda yapmak hem söylediklerinin duyulmamasına hem de karşı tarafı duyamamana neden olabilir. Ayrıca özel bilgileri konuşacaksanız bunu herkesin içinde yapmak doğru olmayacaktır.
4. Ses Tonuna, Konuşma Hız ve Vurgularına Dikkat Et
Telefonla konuşma esnasında karşı taraf seni göremediğinden ses tonun, konuşma hızın, vurguların daha fazla önem kazanmakta. Konuşma hızını ve ses tonunu karşı tarafın seni anlamasına göre ayarlamalı, genel olarak olumlu bir tavır yansıtacak şekilde konuşmalısın. Monoton bir konuşma yerine önemli noktaları vurgulayarak konuşmak karşı tarafın seni dinlemesini kolaylaştıracaktır.
5. Konuştuklarını Özetle
Konuşma sonunda konuşulanları ve alınacak aksiyonları özetlemek iki tarafın da görevlerini ve çıkardıkları anlamları netleştirecektir. Eğer birçok konu üzerinde konuşulduysa özetleme kısmını önemli noktaları yazarak e-mail üzerinden de yapabilir ve karşı tarafın da konuştuklarınız konusunda farklı bir fikri olup olmadığını mailde sorabilirsin.
Kaynak: Communication skills [electronic resource] : stepladders to success for the professional / Richard Ellis,Imprint Bristol, UK. ; Chicago, Ill. : Intellect Books : University of Chicago Press, 2009, Edition 2nd ed.
Yazar hakkında
Sabancı Üniversitesi koordinatörlüğünde yürütülen "Y Kuşağının Yetkinlik Gelişimi ve Sosyal Medyada Kişisel Markalaşması" projesi, üniversite öğrencilerinin istihdamına katkı sağlamak amacıyla "Y" kuşağına gerekli yetkinlikleri kazandırmayı ve öğrencilerin kendilerini sosyal medya üzerinden etkin bir şekilde ifade edebilmelerine destek olmayı hedeflemiştir. Projede, Universum Global (İsveç), Novancia Business School (Fransa), Türk Kültür Vakfı – AFS ve Abdullah Gül Üniversitesi ortak olarak yer almıştır. Projedeki araştırma bulgularına göre, işverenlerin yeni mezunlarda en çok sorumluluk, güvenilirlik, iletişim, takım çalışması ve olumlu tavır yetkinliklerini aradığı ve işe alım süreçlerinde sosyal medyayı öğrencilere göre daha etkin kullandığı ortaya çıkmıştır. Bu bulgulara göre hazırladığımız “Sanal Rehber” gençlerimizin yetkinliklerini geliştirmelerini destekleyerek, iş arama süreçlerinde kendilerini daha etkin ve doğru tanıtmalarına katkıda bulunacaktır.
Yorum